Hợp đồng thầu máy lạnh trọn gói hay theo đơn giá?

Khi cân nhắc hợp đồng thầu máy lạnh trọn gói hay theo đơn giá, chủ đầu tư không nên chỉ so sánh tổng giá chào thầu. Yếu tố quyết định là mức độ hoàn thiện của bản vẽ, bảng khối lượng, yêu cầu kỹ thuật và khả năng xác định điều kiện thi công trước khi ký.

Hợp đồng trọn gói phù hợp hơn khi phạm vi đã rõ và ít khả năng thay đổi. Hợp đồng theo đơn giá giúp xử lý linh hoạt hơn khi khối lượng thực tế chưa thể xác định chính xác. Không có hình thức nào luôn tốt hơn cho mọi công trình HVAC.

Mục lục

Hiểu đúng hai hình thức hợp đồng thi công máy lạnh

Hợp đồng trọn gói hệ thống HVAC

Với hợp đồng trọn gói, nhà thầu cam kết hoàn thành phạm vi đã thống nhất theo một giá trị hợp đồng xác định. Việc thanh toán thường gắn với tiến độ hoặc mốc nghiệm thu, thay vì đo lại từng mét ống hay từng phụ kiện để tính lại toàn bộ giá trị.

Hình thức này phát huy hiệu quả khi hồ sơ đã xác định tương đối đầy đủ:

Chủng loại, số lượng và công suất thiết bị.
Vị trí dàn nóng, dàn lạnh, tủ điều khiển và thiết bị phụ trợ.
Tuyến ống đồng, ống nước ngưng, ống gió và dây điện.
Miệng gió, van, giá đỡ, vật tư bảo ôn và phụ kiện kết nối.
Yêu cầu thử kín, hút chân không, chạy thử, cân chỉnh và bàn giao.
Các công việc hoàn trả trần, tường hoặc chống thấm nếu thuộc trách nhiệm nhà thầu.

Trọn gói không đồng nghĩa với việc nhà thầu phải thực hiện mọi yêu cầu mới mà không điều chỉnh giá. Khi chủ đầu tư đổi thiết kế, bổ sung khu vực điều hòa hoặc thay thiết bị sau khi ký, hai bên vẫn cần xác nhận đó có phải là thay đổi ngoài phạm vi ban đầu hay không.

Hợp đồng theo đơn giá

Với hợp đồng theo đơn giá, giá trị thanh toán được xác định từ khối lượng thực tế được nghiệm thu nhân với đơn giá đã thỏa thuận. Ví dụ, ống đồng, ống gió, dây điều khiển, giá đỡ hoặc miệng gió có thể được thanh toán theo đơn vị đo tương ứng.

Cách hiểu tổng quát là:

Giá trị thanh toán = Khối lượng được nghiệm thu × Đơn giá hợp đồng

Hợp đồng cần nói rõ đơn giá là cố định hay được điều chỉnh trong trường hợp cụ thể. Đồng thời, các bên phải thống nhất phương pháp đo bóc, quy tắc làm tròn, hồ sơ xác nhận khối lượng và cách xử lý vật tư hao hụt.

Theo đơn giá không có nghĩa là có thể thi công trước rồi tính sau. Nếu thiếu cơ chế phê duyệt, khối lượng dễ tăng mà chủ đầu tư không kiểm soát được ngân sách.

Bảng so sánh hợp đồng trọn gói và theo đơn giá

Ảnh minh hoạ: Hợp đồng thầu máy lạnh trọn gói hay theo đơn giá?

Tiêu chí	Hợp đồng trọn gói	Hợp đồng theo đơn giá
Điều kiện phù hợp	Bản vẽ, thông số và phạm vi đã tương đối hoàn chỉnh	Tuyến kỹ thuật hoặc khối lượng thực tế còn chưa chắc chắn
Cơ sở xác định giá	Toàn bộ phạm vi công việc đã thỏa thuận	Khối lượng nghiệm thu nhân với đơn giá
Kiểm soát ngân sách	Dễ dự kiến hơn nếu không thay đổi phạm vi	Cần theo dõi khối lượng thường xuyên
Đo bóc khối lượng	Chủ yếu phục vụ kiểm tra phạm vi và tiến độ	Là căn cứ trực tiếp để thanh toán
Thanh toán	Theo mốc tiến độ, tỷ lệ hoặc hạng mục hoàn thành	Theo kỳ nghiệm thu khối lượng thực tế
Xử lý sai lệch khối lượng	Phụ thuộc ranh giới phạm vi và điều khoản loại trừ	Điều chỉnh theo khối lượng được xác nhận
Thay đổi thiết kế	Cần lập yêu cầu thay đổi và xác định ảnh hưởng	Có thể áp dụng đơn giá sẵn có hoặc thỏa thuận đơn giá mới
Rủi ro của chủ đầu tư	Phạm vi không rõ có thể dẫn đến tranh luận về phần bao gồm	Tổng chi phí có thể tăng nếu không giới hạn và kiểm soát khối lượng
Rủi ro của nhà thầu	Dự toán thiếu có thể làm tăng chi phí thực hiện	Chậm xác nhận khối lượng có thể ảnh hưởng thanh toán
Công tác quản lý	Tập trung vào phạm vi, chất lượng và mốc hoàn thành	Tập trung thêm vào nhật ký, đo đạc và hồ sơ khối lượng

Chọn hình thức hợp đồng theo mức độ hoàn thiện hồ sơ

Trước khi chọn hình thức hợp đồng thi công máy lạnh, chủ đầu tư nên kiểm tra hồ sơ yêu cầu báo giá thầu máy lạnh đã đủ căn cứ để các nhà thầu cùng báo giá trên một phạm vi hay chưa.

Tình trạng hồ sơ dự án	Hình thức nên cân nhắc	Lý do
Có bản vẽ thi công, lịch thiết bị, thông số kỹ thuật và bảng khối lượng rõ	Trọn gói	Phạm vi có thể định nghĩa và phân bổ rủi ro tương đối rõ
Có thiết kế cơ sở nhưng tuyến ống cần điều chỉnh tại hiện trường	Theo đơn giá hoặc hợp đồng kết hợp	Khối lượng lắp đặt có thể thay đổi sau khi phối hợp thực tế
Công trình cải tạo, trần kín hoặc khó kiểm tra đường ống hiện hữu	Theo đơn giá	Nhiều điều kiện chỉ được xác nhận khi mở trần hoặc triển khai
Thiết bị chính đã xác định nhưng vật tư lắp đặt chưa chốt	Kết hợp	Có thể trọn gói thiết bị và áp đơn giá cho phần khối lượng biến động
Chủ đầu tư thường xuyên thay đổi bố trí không gian	Theo đơn giá có hạn mức và quy trình phê duyệt	Giúp định giá thay đổi nhưng vẫn cần kiểm soát ngân sách
Hồ sơ hoàn chỉnh, mặt bằng ổn định và các bộ môn đã phối hợp	Trọn gói	Giảm nhu cầu đo lại từng khối lượng khi thanh toán

Đối với công trình cải tạo tại Đà Nẵng, nên thực hiện khảo sát hiện trạng máy lạnh công trình theo checklist trước khi yêu cầu báo giá. Khảo sát cần làm rõ vị trí đặt dàn nóng, khả năng tiếp cận, nguồn điện, thoát nước ngưng, trần kỹ thuật, đường vận chuyển thiết bị và các hệ thống đang vận hành.

Nếu chỉ một phần hồ sơ chưa chắc chắn, chủ đầu tư không nhất thiết áp một hình thức cho toàn bộ dự án. Có thể sử dụng hợp đồng kết hợp, chẳng hạn:

Trọn gói phần cung cấp thiết bị đã chốt model và số lượng.
Theo đơn giá phần ống đồng hoặc ống gió có tuyến đi phụ thuộc hiện trường.
Trọn gói công tác chạy thử và bàn giao nếu tiêu chí nghiệm thu đã rõ.
Áp dụng khoản tạm tính cho hạng mục chưa đủ thông tin, kèm điều kiện phê duyệt trước khi thực hiện.

Phạm vi công việc cần mô tả như thế nào?

Dù chọn trọn gói hay theo đơn giá, hợp đồng phải mô tả được ranh giới công việc. Một câu chung như thi công hoàn thiện hệ thống máy lạnh thường chưa đủ để phân định trách nhiệm.

Danh mục nên được làm rõ

Thiết bị chính: dàn nóng, dàn lạnh, bộ điều khiển, bơm nước ngưng và thiết bị thông gió liên quan.
Vật tư lắp đặt: ống đồng, bảo ôn, ống thoát nước, dây điện, dây tín hiệu, ống gió, miệng gió và giá đỡ.
Nguồn điện: điểm cấp điện do bên nào cung cấp, phạm vi từ tủ điện đến thiết bị và trách nhiệm đấu nối.
Công tác xây dựng phụ trợ: khoan cắt, đục tường, gia cố, chống thấm, hoàn trả trần và sơn vá.
Vận chuyển và nâng hạ: đường vận chuyển, vị trí tập kết và trách nhiệm xin phép thi công.
Kiểm tra, chạy thử: thử kín, hút chân không, kiểm tra thoát nước, vận hành và hướng dẫn sử dụng.
Hồ sơ bàn giao: bản vẽ hoàn công, hướng dẫn vận hành, biên bản nghiệm thu và tài liệu thiết bị.
Phần loại trừ: những công việc không nằm trong giá hợp đồng phải được ghi cụ thể.

Bảng phạm vi nên có các cột công việc, chủ đầu tư thực hiện, nhà thầu thực hiện, đơn vị khác thực hiện và ghi chú phối hợp. Cách trình bày này giúp hạn chế bỏ sót hoặc tính trùng giữa nhà thầu HVAC, nhà thầu điện và nhà thầu xây dựng.

Kiểm soát khối lượng và thanh toán

Một dự toán máy lạnh công trình có cấu trúc rõ sẽ giúp so sánh báo giá ngay cả khi chủ đầu tư dự kiến ký hợp đồng trọn gói. Bảng dự toán cần tách thiết bị, vật tư, nhân công, công tác phụ trợ và các hạng mục tùy chọn.

Với hợp đồng trọn gói

Chủ đầu tư nên kiểm soát theo kết quả đầu ra và mốc hoàn thành:

Phê duyệt vật tư, thiết bị trước khi đặt hàng.
Kiểm tra lắp đặt âm trần trước khi che kín.
Nghiệm thu từng khu vực hoặc hệ thống.
Xác nhận kết quả chạy thử trước khi bàn giao.
Giữ lại phần thanh toán nếu hợp đồng có quy định và các tồn tại chưa được xử lý.

Mỗi đợt thanh toán cần gắn với điều kiện có thể kiểm chứng, tránh chỉ ghi chung là thanh toán theo tiến độ thi công.

Với hợp đồng theo đơn giá

Hồ sơ thanh toán nên bao gồm:

Bảng xác nhận khối lượng theo từng mã công việc.
Bản vẽ hoặc sơ đồ thể hiện phần đã thi công.
Biên bản nghiệm thu chất lượng.
Nhật ký hoặc tài liệu xác nhận công việc bị che khuất.
Bảng đối chiếu khối lượng hợp đồng, phát sinh và lũy kế đã thanh toán.

Hai bên cần thống nhất cách đo trước khi thi công. Ví dụ, chiều dài ống được đo theo tuyến thực tế hay theo bản vẽ hoàn công; phụ kiện đã nằm trong đơn giá hay tính riêng; phần tháo dỡ và lắp lại có được thanh toán hay không.

Để tránh vượt ngân sách, hợp đồng theo đơn giá có thể quy định hạn mức kiểm soát. Khi giá trị dự kiến chạm ngưỡng đã thống nhất, nhà thầu phải thông báo và chờ phê duyệt thay vì tiếp tục thực hiện mặc nhiên.

Quy trình xử lý thay đổi và công việc phát sinh

Tranh chấp thường không bắt nguồn từ tên loại hợp đồng mà từ việc thay đổi không được ghi nhận kịp thời. Một quy trình thực tế nên có các bước sau:

Bên yêu cầu thay đổi mô tả nội dung, lý do và khu vực ảnh hưởng.
Nhà thầu đánh giá tác động đến thiết bị, vật tư, tiến độ và công việc đã hoàn thành.
Hai bên xác định thay đổi thuộc phạm vi cũ hay là công việc phát sinh.
Nếu là phát sinh, nhà thầu lập khối lượng và cách tính giá.
Chủ đầu tư phê duyệt bằng văn bản trước khi triển khai, trừ tình huống khẩn cấp đã có cơ chế riêng trong hợp đồng.
Hồ sơ hoàn công, thanh toán và lịch bàn giao được cập nhật theo thay đổi đã duyệt.

Với hợp đồng trọn gói, cần đối chiếu yêu cầu mới với bản vẽ, bảng phạm vi và điều khoản loại trừ ban đầu. Với hợp đồng theo đơn giá, trước tiên kiểm tra công việc đã có đơn giá hay chưa. Nếu chưa có, hai bên cần thống nhất đơn giá mới hoặc phương pháp xác định giá trước khi thi công.

Hợp đồng cũng nên phân biệt:

Sai sót thuộc nhà thầu: thi công không đúng hồ sơ hoặc phải làm lại để đạt yêu cầu đã cam kết.
Thay đổi từ chủ đầu tư: đổi công năng, vị trí hoặc chủng loại sau khi đã phê duyệt.
Điều kiện hiện trường khác dự kiến: gặp vật cản, hệ thống ngầm hoặc không gian kỹ thuật không thể xác định trước.
Thay đổi do phối hợp liên bộ môn: tuyến HVAC xung đột với điện, cấp thoát nước, kết cấu hoặc phòng cháy chữa cháy.

Việc phân loại này giúp xác định trách nhiệm về chi phí và tiến độ, thay vì gọi mọi chênh lệch là phát sinh.

Tiêu chí chọn nhà thầu máy lạnh công trình

Lựa chọn đơn vị nhận thầu máy lạnh công trình không nên chỉ dựa trên giá thấp nhất. Báo giá thấp nhưng thiếu hạng mục có thể làm tổng chi phí sau cùng tăng lên hoặc kéo dài thời gian thống nhất phát sinh.

Chủ đầu tư nên đánh giá nhà thầu theo các tiêu chí:

Có khảo sát và nêu rõ giả định báo giá.
Bảng chào giá tách được thiết bị, vật tư và công việc chính.
Chỉ rõ thương hiệu, model hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật thay vì mô tả chung.
Nêu đầy đủ phần bao gồm và phần loại trừ.
Có phương án phối hợp tuyến ống, điện, thoát nước và trần kỹ thuật.
Đưa ra quy trình nghiệm thu, chạy thử và bàn giao.
Có đầu mối xử lý thay đổi và xác nhận khối lượng.
Cam kết tiến độ phù hợp với mặt bằng và lịch phối hợp của công trình.
Quy định trách nhiệm sau bàn giao rõ ràng.

Các điều khoản bảo hành hợp đồng máy lạnh công trình cần phân biệt bảo hành thiết bị, bảo hành lắp đặt, thời điểm bắt đầu, trường hợp loại trừ và thời gian tiếp nhận yêu cầu. Nội dung bảo hành phải thống nhất với phạm vi thực tế, không nên chỉ ghi một câu chung.

Tóm lại, nên cân nhắc hợp đồng trọn gói khi hồ sơ đủ hoàn chỉnh để nhà thầu định giá toàn bộ phạm vi. Nên cân nhắc hợp đồng theo đơn giá khi khối lượng phụ thuộc nhiều vào hiện trường. Nếu mức độ rõ ràng khác nhau giữa các hạng mục, hợp đồng kết hợp thường là phương án đáng xem xét.

Câu hỏi thường gặp

Hợp đồng trọn gói có được tính thêm chi phí phát sinh không?

Có thể, nếu công việc mới nằm ngoài phạm vi đã ký và được xử lý theo thủ tục thay đổi của hợp đồng. Nếu chi phí tăng do nhà thầu bỏ sót một công việc vốn đã thuộc phạm vi trọn gói, việc có được điều chỉnh hay không phải căn cứ vào hồ sơ và điều khoản cụ thể.

Hợp đồng theo đơn giá có kiểm soát được tổng ngân sách không?

Có thể kiểm soát bằng bảng khối lượng dự kiến, hạn mức phê duyệt, báo cáo lũy kế và quy định không thi công phần vượt ngưỡng khi chưa được chấp thuận. Tuy nhiên, tổng giá trị cuối cùng vẫn phụ thuộc khối lượng nghiệm thu thực tế.

Công trình máy lạnh ống gió nên ký trọn gói hay theo đơn giá?

Nếu bản vẽ phối hợp trần, kích thước ống gió, miệng gió và vị trí thiết bị đã hoàn chỉnh, có thể cân nhắc trọn gói. Nếu tuyến ống còn phải điều chỉnh nhiều theo kết cấu hoặc các hệ thống khác, hình thức theo đơn giá hoặc kết hợp sẽ thuận lợi hơn cho việc xác nhận thay đổi.

Có cần bảng khối lượng khi ký hợp đồng trọn gói không?

Nên có. Bảng khối lượng giúp các bên hiểu phạm vi, so sánh báo giá và kiểm tra các hạng mục chính. Tuy nhiên, cần ghi rõ bảng này chỉ là tài liệu tham chiếu hay là một phần ràng buộc của phạm vi hợp đồng.

Khi nào chưa nên chốt hợp đồng với nhà thầu?

Chưa nên chốt khi chưa xác định được thiết bị chính, vị trí lắp đặt, nguồn điện, đường thoát nước, trách nhiệm hoàn trả hoặc tiêu chí nghiệm thu. Trong trường hợp cần triển khai sớm, nên tách giai đoạn khảo sát, thiết kế hoặc công việc chuẩn bị thay vì ký một phạm vi trọn gói còn mơ hồ.