Hồ sơ yêu cầu báo giá thầu máy lạnh gồm gì?

Một hồ sơ yêu cầu báo giá thầu máy lạnh tốt phải giúp các nhà thầu cùng hiểu một mặt bằng, một nhu cầu sử dụng và một phạm vi công việc. Khi dữ liệu đầu vào thống nhất, chủ đầu tư mới có thể so sánh thiết bị, khối lượng, giải pháp kỹ thuật, tiến độ và tổng chi phí trên cùng cơ sở.

Nếu công trình chưa có thiết kế điều hòa hoàn chỉnh, hồ sơ cần phân biệt rõ nội dung nào do chủ đầu tư cung cấp, nội dung nào phải khảo sát tại hiện trường và nội dung nào nhà thầu phải tính toán, đề xuất. Chủ đầu tư tại Đà Nẵng cũng có thể gửi bộ dữ liệu này cho đơn vị nhận thầu máy lạnh công trình để khảo sát, bóc tách khối lượng và lập phương án phù hợp.

Mục lục

Vì sao báo giá máy lạnh thường khó so sánh?

Hai báo giá có tổng tiền khác nhau chưa chắc phản ánh hai nhà thầu đang chào cùng một giải pháp. Sự chênh lệch có thể đến từ:

Khác loại hệ thống hoặc công suất thiết bị.
Khác chiều dài ống đồng, ống nước ngưng, dây điện và ống gió.
Một báo giá đã gồm nhân công, vật tư phụ, vận chuyển và thiết bị nâng; báo giá khác chưa gồm.
Khác yêu cầu về điều khiển, cấp gió tươi, lọc không khí hoặc dự phòng vận hành.
Khác điều kiện bảo hành, bảo trì và phạm vi xử lý hoàn thiện sau thi công.
Một nhà thầu tính theo bản vẽ, nhà thầu khác ước lượng từ diện tích.

Vì vậy, yêu cầu báo giá hệ thống điều hòa không nên chỉ ghi số lượng phòng và diện tích. Hồ sơ cần cung cấp đủ dữ liệu để nhà thầu tính tải lạnh, lựa chọn thiết bị và xác định khối lượng lắp đặt.

Dữ liệu nào cần khảo sát và dữ liệu nào phải xác nhận?

Ảnh minh hoạ: Hồ sơ yêu cầu báo giá thầu máy lạnh gồm gì?

Chủ đầu tư nên lập bảng phân loại dữ liệu trước khi phát hành hồ sơ:

Nhóm dữ liệu	Cách thu thập	Bên cần xác nhận
Kích thước phòng, cao độ trần, vị trí dầm và hộp kỹ thuật	Đo tại hiện trường, đối chiếu bản vẽ hoàn công hoặc bản vẽ mới nhất	Chủ đầu tư và đơn vị khảo sát
Công năng từng khu vực	Xác nhận theo phương án vận hành thực tế	Chủ đầu tư hoặc đơn vị sử dụng
Số người sử dụng, thời gian hoạt động, mật độ thay đổi theo ca	Thu thập từ bộ phận vận hành	Chủ đầu tư
Thiết bị phát nhiệt, hệ thống chiếu sáng và nguồn nhiệt đặc thù	Kiểm kê tại từng phòng	Chủ đầu tư và tư vấn kỹ thuật
Hướng nắng, diện tích kính, vật liệu bao che, mái và không gian tiếp giáp	Khảo sát kết hợp hồ sơ kiến trúc	Đơn vị thiết kế hoặc nhà thầu đề xuất
Vị trí dàn nóng, dàn lạnh, miệng gió và bộ điều khiển	Khảo sát khả năng lắp đặt, vận hành và bảo trì	Chủ đầu tư phê duyệt
Tuyến ống đồng, ống nước ngưng, dây điện và ống gió	Khảo sát trần, tường, sàn và hộp kỹ thuật	Nhà thầu phối hợp các bộ môn
Nguồn điện, tủ điện, aptomat, tiếp địa và khả năng cấp tải	Kiểm tra hiện trạng và hồ sơ điện	Đơn vị điện hoặc người có chuyên môn xác nhận
Điểm thoát nước ngưng và độ dốc tuyến ống	Đo, thử tuyến hoặc đề xuất bơm nước ngưng khi cần	Nhà thầu trình chủ đầu tư
Điều kiện vận chuyển, tập kết và đưa thiết bị lên vị trí lắp	Khảo sát lối đi, thang máy, mái và khu vực hạn chế	Chủ đầu tư và nhà thầu
Yêu cầu về tiếng ồn, thẩm mỹ, điều khiển và vận hành dự phòng	Xác nhận theo nhu cầu sử dụng	Chủ đầu tư

Không nên chốt công suất chỉ dựa trên diện tích phòng. Tải lạnh còn phụ thuộc công năng, số người, thời gian hoạt động, bức xạ qua kính và mái, thiết bị sinh nhiệt, gió tươi cùng nhiều điều kiện thực tế khác. Nếu chưa có tính toán tải lạnh, hồ sơ dự toán máy lạnh công trình phải yêu cầu nhà thầu trình căn cứ lựa chọn công suất để kiểm tra.

Với công trình gần biển hoặc khu vực có môi trường dễ ăn mòn, cần khảo sát vị trí đặt dàn nóng và xác nhận yêu cầu bảo vệ thiết bị, giá đỡ, vật tư kim loại. Không nên tự động áp dụng một cấu hình cho mọi công trình tại Đà Nẵng.

Bộ bản vẽ cần có khi yêu cầu báo giá

Bản vẽ càng rõ thì phần dự phòng trong báo giá càng ít. Tùy quy mô dự án, bộ hồ sơ nên cung cấp:

Bản vẽ kiến trúc

Mặt bằng có kích thước và công năng từng khu vực.
Mặt bằng trần, cao độ trần và loại trần hoàn thiện.
Mặt đứng, mặt cắt tại các khu vực có tuyến ống hoặc thiết bị.
Vị trí cửa, vách kính, mái và các bề mặt tiếp xúc bên ngoài.
Khu vực kỹ thuật, lối vận chuyển và vị trí tập kết vật tư.

Bản vẽ cơ điện liên quan

Mặt bằng cấp điện và vị trí tủ điện.
Hệ thống cấp thoát nước có thể tiếp nhận nước ngưng.
Tuyến ống, máng cáp và các hệ thống đang chiếm không gian trần.
Hệ thống thông gió, hút mùi, cấp gió tươi nếu có.
Các yêu cầu liên quan đến phòng cháy, xuyên tường hoặc xuyên sàn cần phối hợp.

Bản vẽ điều hòa

Nếu đã có thiết kế, hồ sơ nên gồm mặt bằng bố trí thiết bị, sơ đồ nguyên lý, tuyến ống, tuyến gió, bảng thống kê thiết bị và yêu cầu điều khiển. Mỗi bản vẽ cần thể hiện phiên bản đang được sử dụng để tránh nhà thầu bóc khối lượng từ các phiên bản khác nhau.

Nếu chưa có bản vẽ điều hòa, chủ đầu tư phải ghi rõ nhà thầu cần khảo sát và lập phương án. Khi đó, báo giá nên tách chi phí thiết kế, thiết bị và thi công để dễ đánh giá.

Cách mô tả nhu cầu sử dụng và yêu cầu kỹ thuật

Nhu cầu sử dụng

Mỗi khu vực nên được mô tả theo công năng thay vì chỉ ghi tên phòng. Các thông tin cần xác nhận gồm:

Thời gian vận hành thường xuyên hay không liên tục.
Số người sử dụng và thời điểm đông người.
Nhu cầu điều khiển độc lập theo phòng hoặc theo khu vực.
Khu vực cần vận hành ngoài giờ.
Yêu cầu dự phòng khi một thiết bị dừng hoạt động.
Nhu cầu làm lạnh, thông gió, cấp gió tươi, lọc không khí hoặc kiểm soát độ ẩm.
Giới hạn tiếng ồn và yêu cầu thẩm mỹ của dàn lạnh, miệng gió, đường ống.

Điều hòa không khí và thông gió là các hạng mục liên quan nhưng không hoàn toàn thay thế nhau. Nếu công trình cần gió tươi, hồ sơ phải nêu rõ lưu lượng hoặc yêu cầu thiết kế, phương án xử lý gió và phạm vi cấp nguồn cho quạt, thay vì mặc định máy lạnh sẽ đáp ứng toàn bộ.

Yêu cầu về thiết bị

Hồ sơ có thể quy định loại hệ thống như máy cục bộ, multi, trung tâm hoặc máy lạnh ống gió. Nếu chưa đủ cơ sở lựa chọn, nên cho phép nhà thầu đề xuất phương án và giải thích ưu, nhược điểm.

Thông tin cần yêu cầu trong báo giá gồm:

Hãng, model và loại thiết bị.
Công suất danh định và điều kiện lựa chọn.
Nguồn điện sử dụng.
Hiệu suất năng lượng theo tài liệu của nhà sản xuất.
Kích thước, khối lượng và độ ồn công bố.
Bộ điều khiển đi kèm hoặc điều khiển trung tâm.
Xuất xứ và tài liệu kỹ thuật để đối chiếu.
Thời hạn, điều kiện và đầu mối bảo hành.

Nếu cho phép thiết bị tương đương, hồ sơ cần nêu tiêu chí tương đương về công suất, hiệu suất, chức năng, độ ồn, kích thước lắp đặt và chế độ bảo hành. Không nên chỉ dùng cụm từ tương đương mà không có tiêu chí đánh giá.

Yêu cầu về vật tư và thi công

Cần mô tả tối thiểu các nhóm vật tư sau:

Ống đồng, bảo ôn và phụ kiện kết nối.
Ống thoát nước ngưng, bảo ôn và phụ kiện treo đỡ.
Dây điện, dây tín hiệu, ống hoặc máng bảo vệ.
Giá đỡ dàn nóng, bệ máy và vật tư chống rung.
Ống gió, bảo ôn, van gió, miệng gió và cửa thăm đối với hệ thống ống gió.
Vật tư trám kín, chống thấm và hoàn thiện vị trí xuyên tường, xuyên sàn.

Thông số vật tư phải phù hợp với thiết kế và hướng dẫn của nhà sản xuất. Nếu chủ đầu tư chưa có tiêu chuẩn kỹ thuật riêng, nhà thầu cần ghi rõ quy cách vật tư đang chào, không dùng mô tả chung như loại tốt hoặc vật tư tiêu chuẩn.

Xác định rõ phạm vi công việc của nhà thầu

Phạm vi không rõ là nguyên nhân phổ biến làm phát sinh chi phí. Hồ sơ mời thầu máy lạnh hoặc hồ sơ lấy báo giá nên có bảng phân chia trách nhiệm:

Hạng mục	Nội dung cần làm rõ
Khảo sát và thiết kế	Bên nào đo hiện trạng, tính tải lạnh, lập bản vẽ và chịu trách nhiệm phối hợp
Cung cấp thiết bị	Gồm dàn nóng, dàn lạnh, bộ điều khiển và phụ kiện nguyên bộ hay không
Thi công đường ống	Phạm vi ống đồng, nước ngưng, dây điện, dây tín hiệu và ống gió
Nguồn điện	Nhà thầu kéo điện đến thiết bị hay chỉ đấu nối từ điểm chờ
Xây dựng và hoàn thiện	Khoan cắt, trám vá, sơn lại, chống thấm và làm trần do bên nào thực hiện
Thiết bị nâng và giàn giáo	Bên nào cung cấp, điều kiện sử dụng và khu vực tập kết
Phối hợp hệ thống khác	Trần, điện, cấp thoát nước, phòng cháy và nội thất
Chạy thử và hướng dẫn	Nội dung kiểm tra, hướng dẫn vận hành và bàn giao tài liệu
Bảo hành, bảo trì	Phạm vi, điều kiện tiếp nhận và các trường hợp loại trừ

Đối với cải tạo, cần ghi rõ công việc tháo dỡ thiết bị cũ, thu hồi môi chất, di chuyển, lưu kho và xử lý vật tư. Chủ đầu tư cũng phải xác nhận nhà thầu có được khoan cắt, làm việc ngoài giờ hoặc tạm ngắt điện, nước hay không.

Nếu dự án chỉ cần giải pháp làm mát tạm thời trong thời gian cải tạo, khai trương hoặc tổ chức chương trình, có thể cân nhắc dịch vụ cho thuê máy lạnh tại Đà Nẵng. Trường hợp này vẫn cần kiểm tra nguồn điện, không gian đặt máy, đường thoát nhiệt và lối vận chuyển; danh sách nội dung khảo sát máy lạnh cho sự kiện có thể dùng để tránh bỏ sót điều kiện hiện trường.

Yêu cầu về tiến độ, nghiệm thu và bàn giao

Tiến độ không nên chỉ ghi ngày hoàn thành. Hồ sơ cần nêu:

Thời điểm có thể bàn giao mặt bằng.
Khu vực nào được thi công trước và khu vực nào phải duy trì hoạt động.
Khung thời gian được phép gây ồn, khoan cắt hoặc vận chuyển thiết bị.
Các mốc trình bản vẽ, duyệt vật tư, đặt hàng, giao thiết bị, lắp đặt và chạy thử.
Công việc phụ thuộc vào trần, điện, xây dựng hoặc hệ thống khác.
Yêu cầu bảo vệ tài sản và vệ sinh sau thi công.

Yêu cầu nghiệm thu nên bao gồm kiểm tra model và số lượng thiết bị, chất lượng lắp đặt, độ chắc chắn của giá đỡ, bảo ôn, thoát nước ngưng, đấu nối điện, vận hành điều khiển và khả năng tiếp cận để bảo trì. Các bước thử kín, hút chân không, kiểm tra rò rỉ, chạy thử và ghi nhận thông số cần được thực hiện theo thiết kế, hướng dẫn của nhà sản xuất và quy trình kỹ thuật áp dụng cho công trình.

Hồ sơ bàn giao có thể yêu cầu bản vẽ hoàn công, danh mục thiết bị, tài liệu hướng dẫn, phiếu bảo hành, biên bản thử nghiệm và hướng dẫn vận hành. Chỉ yêu cầu tài liệu nào thực sự áp dụng cho dự án.

Cấu trúc bảng báo giá để dễ đối chiếu

Để nhận báo giá thi công điều hòa công trình có thể so sánh, nên yêu cầu mọi nhà thầu trình bày theo cùng cấu trúc:

Thiết bị chính: hãng, model, công suất, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền.
Vật tư lắp đặt: ghi quy cách, hãng hoặc tiêu chuẩn áp dụng, khối lượng và đơn giá.
Nhân công: tách theo nhóm công việc nếu phạm vi phức tạp.
Thiết bị và biện pháp phục vụ thi công: vận chuyển, nâng hạ, giàn giáo, che chắn và an toàn.
Thử nghiệm, chạy thử và bàn giao: nêu rõ đã bao gồm hay chưa.
Thuế và các chi phí liên quan: thể hiện trạng thái bao gồm hoặc chưa bao gồm.
Tiến độ cung cấp, thi công: nêu điều kiện để tiến độ có hiệu lực.
Bảo hành và bảo trì: phạm vi, thời gian và điều kiện thực hiện.
Điều kiện thanh toán: gắn với mốc công việc hoặc hồ sơ nghiệm thu.
Ngoại lệ và giả định: liệt kê toàn bộ nội dung chưa tính hoặc đang tạm tính.

Không nên chỉ yêu cầu một con số trọn gói. Bảng khối lượng chi tiết giúp chủ đầu tư nhận ra báo giá thấp do tối ưu giải pháp hay do thiếu hạng mục.

Quy trình gửi hồ sơ và đánh giá báo giá

Bước 1: Khóa dữ liệu đầu vào

Xác nhận phiên bản bản vẽ, công năng, tiến độ và phạm vi. Các điểm chưa xác định phải được đánh dấu là nội dung cần khảo sát hoặc nhà thầu đề xuất, không nên để mỗi đơn vị tự hiểu theo một cách.

Bước 2: Tổ chức khảo sát chung

Nếu có nhiều nhà thầu, nên cung cấp cùng điều kiện tiếp cận hiện trường và cùng bộ thông tin. Câu trả lời cho các thắc mắc quan trọng cần được cập nhật thống nhất để bảo đảm công bằng khi so sánh.

Bước 3: Yêu cầu nộp giải pháp cùng báo giá

Ngoài bảng giá, nhà thầu nên trình danh mục thiết bị, cơ sở chọn công suất, sơ đồ bố trí, mô tả vật tư, tiến độ và các điều kiện loại trừ. Với phương án thay thế, cần lập riêng để không làm thay đổi báo giá cơ sở.

Bước 4: Chuẩn hóa trước khi so sánh

Chủ đầu tư cần đưa các báo giá về cùng phạm vi. Nếu một đơn vị thiếu nguồn điện, bơm nước ngưng, giàn giáo hoặc hoàn thiện trần, phải ghi nhận phần chênh lệch trước khi đánh giá tổng chi phí.

Bước 5: Đánh giá kỹ thuật trước giá

Kiểm tra khả năng đáp ứng công năng, tính hợp lý của công suất, vị trí thiết bị, khả năng thoát nước, bảo trì và phối hợp kiến trúc. Sau khi xác định các phương án đạt yêu cầu, mới so sánh chi phí, tiến độ và điều kiện thương mại.

Đối với dự án phải thực hiện thủ tục lựa chọn nhà thầu theo quy định hoặc quy chế nội bộ, bộ phận có thẩm quyền cần xác nhận biểu mẫu, tiêu chí và quy trình áp dụng. Nội dung hướng dẫn này tập trung vào dữ liệu kỹ thuật giúp lấy giá và không thay thế hồ sơ pháp lý của dự án.

Checklist trước khi phát hành hồ sơ

Đã có mặt bằng đúng phiên bản và thể hiện công năng từng khu vực.
Đã xác nhận cao độ trần, vị trí dầm, hộp kỹ thuật và các chướng ngại.
Đã cung cấp thông tin về số người, thời gian vận hành và nguồn nhiệt đặc thù.
Đã xác định yêu cầu điều khiển, gió tươi, độ ồn và dự phòng.
Đã kiểm tra nguồn điện, điểm thoát nước và vị trí dàn nóng.
Đã nêu rõ bên chịu trách nhiệm tính tải lạnh và chọn công suất.
Đã phân chia phạm vi điện, nước, trần, xây dựng và phòng cháy.
Đã quy định cách trình bày thiết bị, vật tư, nhân công và chi phí loại trừ.
Đã xác nhận điều kiện vận chuyển, nâng hạ, giờ thi công và bảo vệ hiện trạng.
Đã nêu yêu cầu chạy thử, nghiệm thu, hoàn công, bảo hành và hướng dẫn vận hành.
Đã yêu cầu nhà thầu liệt kê mọi giả định, ngoại lệ và hạng mục tạm tính.

Một bộ hồ sơ rõ ràng không nhất thiết phải dài, nhưng phải đủ để các nhà thầu báo cùng một phạm vi. Những dữ liệu chưa thể xác nhận trên giấy cần được khảo sát trước khi chốt giá; mọi thay đổi sau khảo sát nên được cập nhật bằng văn bản để hạn chế phát sinh trong quá trình thi công.